In een professionele omgeving krijgt iedereen met deadlines te maken. Deadlines hoeven geen struikelblok te zijn. Integendeel, dankzij adequaat timemanagement geven ze structuur en een gevoel dat je zaken afrondt en dat geeft weer een boost en zorgen ze ervoor dat je meer voldoening uit je werk haalt.
Wie weet wat hij wil bereiken, plant doelbewust en houdt tijd over.
In onze vorige time management artikelen (blog #1: agendabeheer & to do lijstjes en blog #2: uitstelgedrag) hebben we aandacht besteedt aan uitstelgedrag, agenda gebruik en to-do lijstjes. In deze 3e blog gaan we je helpen om je werk goed te prioriteren en doelbewust met je tijd om te gaan.
Stel prioriteiten
Voor veel mensen staan krappe deadlines gelijk aan stress, overuren en kopzorgen. Als je ze op de juiste manier beheert, hoeft dat niet het geval te zijn. Doeltreffend timemanagement begint bij het stellen van de juiste prioriteiten. Scheid het kaf van het koren en focus je op wat echt belangrijk is. Je doet er goed aan om een duidelijke planning op te maken en je per onderdeel een deadline op te leggen. Zo’n planning vormt het kompas waarop je kunt terugvallen.
Maar hoe stel je prioriteiten?
Prioriteren met Eisenhower Matrix
De Eisenhower matrix is een methode bedacht door Dwight D. Eisenhower, de 34e president van Amerika. In zijn voormalige functie als opperbevelhebber in het leger moest hij voortdurende moeilijke beslissingen nemen. Om te prioriteren welke taken het meest belangrijk of urgent waren, bedacht hij het Eisenhower-principe.
De Eisenhower matrix bestaat uit 4 kwadranten:
1. Taak direct doen! (Belangrijk en Urgent)
2. Taak op to do lijst zetten (Belangrijk maar niet Urgent)
3. Taak doorzetten naar iemand anders (Niet Belangrijk maar wel Urgent)
4. Taak uitstellen, komt later. (Niet Belangrijk en Niet Urgent)
Je hebt hierbij eigenlijk te maken met dringende en belangrijke taken.
Dringende taken zijn taken waarbij je te maken hebt met tijdsdruk, iets moet op korte termijn af. Je moet hier direct aandacht aan besteden.
Belangrijke taken zijn vaak langduriger en niet gericht op direct resultaat. Het gaat er hierbij om dat je goede beslissingen neemt voor de langer termijn.
Zo benut je jouw Eisenhower matrix optimaal
- Bij het gebruik van deze matrix is het belangrijk dat je gebruik maakt van een duidelijke onderscheidende kleur per kwadrant. Dan is in één oogopslag duidelijk wat je te wachten staat en welke taken je als eerst moet oppakken.
- Plaats een maximaal aantal taken in de matrix. Als er teveel taken in staan kun je het overzicht verliezen en gaat het principe van prioriteren verloren. Begin daarom met maximaal 8 taken en onderzoek voor jezelf of dit voor jou een realistisch aantal is.
Je kunt de matrix nu gaan gebruiken op je werk, bij het studeren of zelfs voor persoonlijke doelen en taken. Het is dan handig om meerdere matrixen te hebben, zodat de taken niet door elkaar heen gaan lopen.
Leer NEE zeggen
Wat naast het structureel prioriteren van je werk belangrijk is, is nee durven zeggen.
Tijd is schaars! Zeker wanneer je een deadline in het verschiet hebt, is je tijd erg kostbaar. Je planning is dan ook heilig, zelfs al is de verleiding soms groot om je aandacht te verleggen. Behoud focus. Een van de belangrijkste zaken bij timemanagement is om niet van je pad af te wijken.
Denk aan het eerste principe: komen collega’s je iets vragen? Zijn al je e-mails even belangrijk? Kun je je tijd op social media niet minderen? “Nee” zeggen en je ruimte organiseren is inherent aan timemanagement, zolang je maar open en duidelijk hierover communiceert.
Gaat dit moeilijk? Ben je wel assertief genoeg?
Check of je voldoende mondig en kordaat bent. Ben je voldoende zelfbewust en zelfverzekerd? Durf je voor je zelf op te komen? Ben je voldoende weerbaar?
Als je op deze vragen ‘misschien niet’ antwoordt, dan heb je nu een doel waar je op korte termijn aan kunt gaan werken. En houdt je ook nog tijd over.
