In onze vorige blog over timemanagement heb je een aantal tips gekregen over agendagebruik en to-do lijsten. In deze blog wil ik je inzichten geven over hoe je om kunt gaan met uitstelgedrag en afleidingen op het werk / tijdens je studie.
Dopamine en smartphones
Want afleiding is een groot gevaar wanneer je deadlines moet halen of geconcentreerd aan een taak moet werken. Iedereen kent het wel: je bent aan het werk, je smartphone staat open en plots krijg je een melding dat je een berichtje hebt ontvangen. De verleiding is groot om het onmiddellijk te openen en te bekijken. Er is een inspirerend interview van Simon Sinek beschikbaar over dopamine en smartphones. Echt een aanrader!
Lees je appjes op vaste momenten
Je begrijpt waarschijnlijk wel dat het geen effectieve werkwijze is als je voortdurend gestoord wordt door je smartphone en social media. Het is beter om je berichtjes twee of drie keer per dag (’s morgens, ’s middags en ’s avonds) door te nemen. Zo kan je ongestoord en geconcentreerd verder werken.
5 4 3 2 1 … start met die taak!
De 5 secondenregel van Mel Robbins is een handige methode om af te komen van uitstelgedrag en afleiding. Door van 5 naar 1 af te tellen corrigeer je jezelf als het ware en kom je in actie. Wanneer je signaleert dat je afgeleid bent, bedenk dan hoeveel tijd je maximaal aan de taak wilt besteden waar je mee bezig was en tel dan af. We koppelen vaak een gevoel of emotie aan een taak. De methode zorgt ervoor dat je jezelf een startsein geeft en niet teveel gaat nadenken over de actie en hem juist gaat uitvoeren.
Maak afspraken over hoe je e-mail gebruikt
Geconcentreerd werken als je constant je binnenkomende berichten in de gaten moet houden (want er zou wel eens iets urgents bij kunnen zitten!) is moeilijk. Spreek met collega’s af dat urgente zaken niet meer per mail gaan, maar bijvoorbeeld per telefoon. Staat je naam in de cc van een e-mailbericht, hoeft je niet per se iets met die e-mail te doen.
Pak iets op en laat het dan los
Een andere goede methode om niet te verdwalen in de wirwar van e-mails en taken is OHIO.
OHIO staat voor Only Handle It Once. De naam zegt het eigenlijk al: handel je taak in een keer af. Hierbij is het van belang dat je jezelf altijd de volgende vraag stelt als er iets op je pad komt dat je aandacht vraagt:
Kan ik deze taak binnen een paar minuten succesvol afronden?
- Is het antwoord ja? Dan kun je deze taak het beste gelijk oppakken, anders komt hij op een eindeloze lijst van taken die je niet kunt onthouden en raak je het overzicht kwijt.
- Is het antwoord nee? Plan dan een moment in waarop je deze taak oppakt. Door de taken die je niet gelijk kunt uitvoeren op een afvinklijst te zetten hoef je niet bang te zijn dat je iets vergeet.
Deze nieuwe inzichten zorgen hopelijk voor meer rust in je hoofd, minder uitstelgedrag en een schone to-do lijst!
